L'organizzazione di un'azienda è sempre complessa, poiché essa si compone di molteplici fattori, tutti "intangibili", cioè non materiali.

L'organizzazione è fatta di:

Persone

ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli dell'azienda e che, pertanto, devono essere indirizzate e governate.

Ogni persona, inoltre, è portatrice di capacità specifiche che devono essere individuate, per poter essere valorizzate.

Infine, ogni persona ha dei limiti che bisogna conoscere, per evitare di attribuire ad essa ruoli e responsabilità che non possono essere sostenuti.

Strutture

che definiscono l'appartenenza ai diversi reparti, ruoli e responsabilità dei singoli, nonché i rapporti di dipendenza gerarchica.

La struttura organizzativa viene descritta dall'organigramma ed il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo mansionario.

Organigramma e mansionari sono gli strumenti fondamentali per incominciare a fare chiarezza nell'organizzazione.

Nell'azienda artigiana, funzioni e mansioni possono essere definite in modo informale. Infatti, la presenza costante dell'Imprenditore e la comunicazione, facilitata dal numero ristretto delle persone, consentono di gestire e controllare l'azienda.

Quando l'azienda cresce, la comunicazione si complica e l'Imprenditore non riesce più a presidiare ogni livello di decisione (da quello strategico a quello, meramente operativo).

Inevitabilmente, quindi, si rende indispensabile strutturare l'azienda, definendo i ruoli dei collaboratori e delegando responsabilità agli stessi.

Procedure e flussi di lavoro

che esprimono il modo in cui le informazioni, i documenti ed i materiali devono "passare di mano" tra i diversi reparti aziendali, secondo schemi predefiniti.

Organizzare il flusso di lavoro significa ricercare l'ottimizzazione del processo completo, con l'obiettivo di soddisfare al meglio le esigenze del cliente finale dell'azienda.